Тиждень корпоративного комплаєнсу в Lеgal High School продовжила керівник практики Compliance МЮФ Integrites, к.ю.н. Вікторія Мельниченко. Під час лекції вона дала слухачами LHS практичні поради щодо реалізації функцій комплаєнсу.
«Дотримання внутрішніх політик і процедур — все одно, що брати з собою парасольку, коли йде дощ», — зазначила вона.
Лектор підкреслила, що хоча комплаєнс починається із закону, просто думати як юрист — недостатньо. Тим більше, не варто поводитися із співробітниками, як зі студентами юридичного факультету.
За аналогією з інструкцією з експлуатації авто, необхідно розділити інформацію на блоки: «що робити» і «чого не робити». При цьому в своїх повідомленнях потрібно концентруватися на головних речах. Щоб ваш меседж точно потрапив за адресою, треба добре уявляти собі коло обов’язків кожного співробітника компанії. Не завадить трохи психології, принаймні варто подумки ставити себе на місце конкретного співробітника.
На думку пані Мельниченко, для успішної співпраці з європейськими контрагентами ваша компанія повинна мати ключові внутрішні комплаєнс-документи (кодекс ділової поведінки, політики), до складу яких входять: антикорупційна політика, політика дарування та прийняття подарунків, політика про конфлікт інтересів, політика конфіденційності, політика взаємовідносин з конкурентами та перевірка контрагентів.
У свою чергу, процедура TPDD (перевірка постачальника) має включати антикорупційну перевірку і перевірку Data privacy (чи дотримує компанія законодавство про захист даних).
Етапи антикорупційної перевірки включають створення форми постачальника і збір інформації від постачальника, перевірку інформації ініціатором і командою комплаєнс, а також, у разі необхідності, підписання спеціального додатку.
Юрист підкреслила, що виконання комплексу комплаєнс-процедур забезпечить: уникнення кримінальної відповідальності та покарання, уникнення фінансових і репутаційних збитків, підвищення продуктивності компанії та створення позитивної репутації компанії.
У ході лекції слухачі Lеgal High School мали можливість ознайомитися з кейсами великих міжнародних компаній, які понесли значну відповідальність за порушення комплаєнс. Щоб уникнути подібних випадків, кожен співробітник повинен дотримуватись усіх місцевих політик і процедур. Це дасть змогу створити здорову і безпечну робочу обстановку, дотримуватися законів, а також знизити ризики збитків і штрафів. На думку лектора, для структуризації інформації про комплаєнс, необхідно розробити своєрідну пам’ятку, про що можна, а про що не можна говорити або обмінюватися інформацією з конкурентами, дистриб’юторами і кінцевими споживачами.
Зворотний зв’язок із співробітниками компанії, як правило, здійснюється у форматі «гарячої лінії». На думку лектора, «гаряча лінія» перед впровадженням вимагає тестування (навіть на предмет відповідності мови спілкування), а персонал компанії повинен бути поінформований про неї (можливо, за допомогою листівок, плакатів тощо). Простота подачі інформації, як правило, прямо пропорційна успіху. Завдання комплаєнс-офіцера — домогтися комфортності роботи «гарячої лінії» для всіх співробітників компанії.
Чи може особа, відповідальна за обробку персональних даних, поєднувати обов’язки комплаєнс-офіцера? Відповідаючи на це запитання, Вікторія Мельниченко зазначила, що в Україні таке поєднання досить широко практикується, однак у західних компаніях ці функції здебільшого розділені, оскільки вимагають від співробітника різних компетенцій.
