Складаючи електронного листа, потрібно уникати неоднозначних формулювань, – Ігор Щедров

Експерт з корупційних ризиків компанії Vodafone Україна Ігор Щедров розповів слухачам Lеgal High School про правила комплаєнс при використанні корпоративного e-mail. У своєму виступі лектор виділив ключові моменти, що стосуються електронного листування. На його думку, електронні повідомлення можуть створювати зобов’язання, що підлягають виконанню, а також можуть бути допустимим доказом у суді. При цьому електронне повідомлення не завжди можна повністю видалити (оскільки їх копії роками зберігаються на резервних серверах), а помилково надіслане електронне повідомлення не завжди можна відкликати.

Виходячи з цього, він підкреслив, що не всі теми підходять для обговорення по електронній пошті. Зокрема, використання електронної пошти недоречне для обговорення таких тем, як звинувачення в неправомірних діях (наприклад, у порушенні договору); значущі ділові пропозиції або побоювання; питання, пов’язані з конфіденційною інформацією або відомостями, що становлять комерційну таємницю.

Не варто також складати повідомлення похапцем, бо поспіх у складанні електронних повідомлень призводить до незавершеності думки, неточних формулювань, а також тверджень, вирваних із контексту. Наслідком такого поспіху може бути те, що, вивчаючи електронну переписку через кілька місяців або років, стороння особа може вкласти в неї інший сенс, який мав на увазі відправник. Це особливо доречно для тих випадків, коли йдеться про особу, налаштовану проти компанії.

У своєму виступі Ігор Щедров сформулював алгоритм дій працівника компанії, який отримав повідомлення електронною поштою на тему, яку, як він вважає, ліпше обговорити усно або за допомогою більш формальних засобів комунікації. На його думку, в першу чергу потрібно зателефонувати відправнику, щоб обговорити питання усно. Можна також написати відправнику, запропонувавши обговорити питання за допомогою аудіоконференц-зв’язку або при очній зустрічі. Ще одним варіантом дій може стати надсилання відправнику офіційного повідомлення, яке має бути ретельно сформульованим і узгодженим з відповідними посадовими особами компанії (наприклад, комплаєнс-менеджером).

Ілюструючи важливість електронного листування, лектор навів приклади судових рішень Великої Британії та США, в яких електронні повідомлення мали руйнівні наслідки як для компаній, так і для фізичних осіб. Так само він ознайомив слухачів Lеgal High School з процедурою отримання і обробки інформації у разі, якщо компанія, яка підозрюється в порушеннях, погоджується на співпрацю. У такому випадку має бути забезпечена доступність для аналізу копій документів, тобто здійснюється копіювання всієї інформації на всіх носіях/серверах компанії-порушника. Наступним етапом стає отримання згоди співробітників на обробку персональних даних і роботу з їхньою кореспонденцією. Здійснюється вилучення всіх основних носіїв інформації (ноутбуки, персональні комп’ютери, телефони, планшети) і передача їх для аналізу технічним фахівцям, після чого відбувається завантаження вилученої інформації в спеціальну програму для аналізу документів. Після застосування створеної бази ключових слів до всього обсягу вилученої інформації носії інформації повертаються співробітникам компанії.

Резюмуючи виступ, Ігор Щедров дав низку порад, щоб звести до мінімуму помилку і знизити ризики, пов’язані з електронним листуванням. У першу чергу він рекомендує перевіряти адресатів листа (у тому числі, кому надсилаються приховані копії), а також вкладення в листі, щоб воно не містило сторонніх документів і не потрапило помилково в чужі руки. Необхідно також пам’ятати, що електронне листування — не місце для неформального спілкування, тому листи повинні відповідати стандартам ділової етики. Складаючи лист, потрібно також уникати неоднозначних формулювань, які можуть бути використані в майбутньому проти вас. Якщо є сумніви в точності викладу — можна звернутися за порадою до колег.

МЕНЮ

LegalHighSchool – Вища школа для юристів і адвокатів