Як юрфірмі виграти в тендері, слухачі Legal High School дізналися під час майстер-класу з подання тендерної пропозиції, який провела Лілія Яновська, менеджер з розвитку бізнесу Asters. Вона одразу попередила, що абсолютно надійного способу виграти тендер немає, хоча певні лайфхаки для підвищення вірогідності виграшу все ж є.
Перше, на що лектор звернула увагу, це те, що лише наявності юридичної експертизи недостатньо — юридичним фірмам потрібно ще так «запакувати» свій продукт, щоб потенційний клієнт захотів його купити, бо, за великим рахунком, крім якихось нішевих практик або унікальних проєктів, експертиза в юридичних фірмах приблизно однакова. Щоб донести інформацію про переваги своєї фірми, є велика кількість маркетингових та PR-інструментів, от лише юристи не дуже полюбляють займатися не власне юридичною роботою. При цьому лектор зазначила, що часто-густо юридичні фірми беруть участь у всіх тендерах без розбору, оскільки участь у тендері не сприймається як «продаж» послуг.
Насправді тендер — це перш за все копітка документальна робота, адже тендерна документація, наприклад, держзакупівлі — це зазвичай багатосторінковий документ. Принагідно Лілія Яновська навела перелік критеріїв, які застосовуються американськими компаніями під час відбору контрагентів: технології, розумні питання, ціноутворення, пошук альтернативних провайдерів послуг, різноманітність та інклюзивність.
На думку лектора, перш ніж брати участь у тендері, потрібно дати відповідь на запитання: навіщо ви це робите (отримання роботи чи прибутку, розширення клієнтської бази, маркетинг, налагодження відносин). На цьому питання не вичерпуються. Готуючи тендерну документацію, вона порадила спершу з’ясувати: хто закупає, що закупає, чому клієнту це потрібно, коли клієнтові це потрібно, де та як здійснюється закупівля, а головне — навіщо.
Лілія Яновська запропонувала слухачам Legal High School власний алгоритм аналізу тендерної документації та вказала на критерії оцінки тендерної пропозиції залежно від того, хто проводить закупівлю — держава, бізнес, міжнародні фінансові інституції тощо. Після того, як рішення брати участь у тендері ухвалене, найважливішим етапом є планування, зазначила лектор і виклала приблизний алгоритм планування.
Говорячи про відмінності у підготовці до тендерів залежно від суб’єкта їх проведення, вона вказала на переваги і недоліки державних закупівель та запропонувала перелік перших кроків, які потрібно поетапно зробити в ході підготовки до держзакупівель, а також навела приклад власного чек-листа, який дозволяє не пропустити жодної дрібниці.
Коли йдеться про гроші — дрібниць не існує, тож, аналізуючи бюджет тендера, лектор порадила слухачам Legal High School врахувати такі моменти: для формування ціни державні компанії часто здійснюють моніторинг цін та розсилають запити на оцінку вартості тієї чи іншої послуги на ринку. На її думку, в таких опитуваннях варто брати участь, ваша участь збільшує ймовірність сформувати адекватний бюджет на послугу, що буде закуповуватися.
Надаючи тендерну пропозицію та заявляючи «першу» ціну, варто пам’ятати, що найнижча пропозиція має перевагу, останній крок під час проведення аукціону. Але найважливіший критерій — ціна, і виграє той, хто запропонує найнижчу. Також одразу потрібно визначити нижню межу ціни, за яку ви не перейдете.
Утім, після подачі тендерної пропозиції лектор не радить розслаблятися, адже ще може знадобитися підготувати уточнення до документації чи оскаржити дискваліфікацію. Якщо ви виграли тендер, то чекаєте від замовника намір про укладення договору, подаєте в установлені терміни всі необхідні для переможця документи і, врешті-решт, укладаєте договір. Якщо ж закупівлю скасували через недостатню кількість учасників — все по-новій.
Спікер також розповіла про участь у тендерах, які проводить бізнес, та звернула увагу на важливі елементи підготовки: комунікацію із замовником, виконання «домашньої роботи», формування наповнення пропозиції, визначення реальних потреб бізнесу та формату.
Формулюючи для слухачів Legal High School свої рекомендації, Лілія Яновська порадила перш ніж брати участь у будь-яких закупівлях, ставитись до тендера критично і завжди усвідомлювати мету участі у тендері — рішення про участь має бути зваженим й адекватним. Якщо ви часто берете участь у державних закупівлях, є сенс підготувати певні шаблони, оскільки різні державні підприємства висувають схожі вимоги до учасників тендерів, а це надає можливість мати стандартну інформацію заздалегідь.
