Про особливості електронного документообігу (ЕДО) слухачам Школи податкової практики Legal High School розповіла Тамара Кучугурна, директор з розвитку сервісу обміну документами онлайн «Вчасно».
Що таке електронний документ? Це файл документа, що може бути збережений у будь-якому форматі, проте за умови, що в ньому мають бути присутні усі вказані законодавством обов’язкові реквізити для звичайних документів, а також електронний цифровий підпис і позначка часу (момент підписання документа).
Лектор зауважила, що електронний підпис формується з використанням документа та електронного ключа: створюється своєрідний шифр, що дає змогу перевірити, хто саме і в який час підписав певний електронний документ.
Тамара Кучугурна розповіла про переваги електронного документообігу: він економить ресурси компанії, зокрема матеріальні (на 70% дешевше), та час, адже можна опрацювати тисячі документів буквально в один «клік», наклавши підпис і відправивши за призначенням. Електронний документообіг надійніший за паперовий, адже документи не губляться, можна перевірити дату й підпис тощо.
Продовжила лекцію Олена Калініна, старший юрист ЮФ ILF, ознайомивши слухачів із процесом проведення податкових перевірок з використанням ЕДО.
Лектор констатувала, що законодавство дозволяє складати первинні документи, необхідні як для бухгалтерського, так і податкового обліку, в електронній формі, та підтвердила, що електронний документ має юридичну силу.
Пані Калініна зазначила, що у Податковому кодексі України передбачено порядок проведення електронної перевірки, але на сьогодні ці норми повною мірою не діють. При цьому необхідні оригінали документів можна надавати в електронному виді, адже кожна копія ЕД, хоч скільки б разів його відправляли, є окремим екземпляром оригіналу цього документа. Тому експерт має можливість ознайомитись із такими документами, отриманими від контрагента, за допомогою електронного тимчасового доступу.
Серед переваг такої електронної перевірки лектор назвала відсутність особистого контакту з представниками ДФС та підвищення якості перевірки з огляду на те, що інспектор бачить лише надіслані йому документи, і ніщо не відволікає його увагу. А ще за допомогою ЕДО можна вирішити багато проблем, зокрема мінімізувати кримінально-правові ризики.
