Про те, що таке комплаєнс-система та комплаєнс-програма, чи варто впроваджувати комплаєнс-систему на підприємстві і як це зробити на практиці у сфері корпоративного управління, слухачам Legal High School розповіла юрисконсульт групи компаній «Хенкель Україна» Іванна Олещенко.
За словами лектора, комплаєнс-систему управління (Compliance Management System – CMS) сьогодні впроваджують багато компаній, особливо міжнародні. Така система містить усі необхідні заходи, структури і процеси, які покликані забезпечити дотримання всіма співробітниками компанії встановлених правил і діяльність компанії в правовому полі. Вона діє в трьох напрямах — попередження можливих порушень, їх виявлення і відповідно реагування.
«Насправді впровадження комплаєнс-системи в компанії — досить складний і трудомісткий процес. І головним у цьому процесі є одержання відповіді на питання: «А чи дійсно нам це потрібно? Якщо компанія в особі працівників здійснює будь-яку незаконну діяльність або, наприклад, допускає неетичну поведінку, що виходить за прийняті суспільством рамки, то така компанія може втратити довіру споживачів, ризикує своєю репутацією, накладенням санкцій контролюючими органами, залученням до судових процесів тощо», — підкреслила Іванна Олещенко.
Впровадження комплаєнс-системи насамперед важливо для міжнародних компаній, оскільки законодавство в різних країнах відрізняється, своєю чергою комплаєнс-система є єдиною для всіх афілійованих компаній материнської компанії. Тобто у разі впровадження комплаєнс-системи компанія може бути впевнена, що незалежно від того, в якій країні здійснюється діяльність, вона діє в рамках закону і якість її продукції або послуг, що надаються, однакове.
Є два види способів організації комплаєнс-служби. Перший полягає у виділенні такої служби в окремий підрозділ компанії, який представлений комплаєнс-офіцерами на локальному, регіональному та глобальному рівнях. Також комплаєнс-служба може поєднуватися з юридичної функцією, у цьому разі функції комплаєнс-офіцера передаються юрисконсульту компанії. Зустрічаються і змішані форми — комплаєнс-функція на локальному рівні передається юрисконсульту, а на регіональному та глобальному рівнях її здійснюють окремо призначені комплаєнс-офіцери.
Функціями комплаєнс-офіцера є: розробка корпоративних політик, стандартів і процедур; забезпечення належного навчання менеджменту і працівників; відстеження відповідності корпоративних політик, стандартів і процедур вимогам законодавства; розслідування справ про порушення; надання відповідей на скарги працівників або споживачів; підготовка звітів за висновками аудиту та щодо вжитих заходів; здійснення коригувальних заходів (у разі потреби).
Водночас лектор зазначила: для того щоб комплаєнс-функція здійснювалася належним чином, а діяльність комплаєнс-офіцера був більш ефективною, він має бути незалежним. «Наприклад, підпорядкування комплаєнс-офіцера на локальному рівні генеральному директору є неправильним, оскільки тоді комплаєнс-офіцер не буде повністю неупередженим й об’єктивним, а це необхідно при виконанні комплаєнс-функції», — звернула увагу Іванна Олещенко. Окрім того, комплаєнс-офіцер повинен мати доступ до всіх бізнес-процесів компанії і до всієї документації, а також належні повноваження для введення коригувальних заходів.
За словами Іванни Олещенко, усі компанії, в яких впроваджена комплаєнс-система, мають комплаєнс-програму, яка передбачає набір внутрішніх правил і процедур компанії. Це можуть бути кодекси корпоративної поведінки та корпоративної етики, політика прийняття і дарування подарунків, правила повідомлення про порушення, політика запобігання шахрайству, політика конфіденційності даних і політика, що стосується конфлікту інтересів.
Говорячи про співвідношення корпоративних правил і законодавства країни, в якій здійснює свою діяльність компанія, лектор підкреслила, що, незважаючи на універсальність корпоративних стандартів і політики для компанії та її афілійованих компаній, що працюють в різних країнах, вони не замінюють норм законодавства. Деякі аспекти, регламентовані корпоративними стандартами, не завжди врегульовані законодавством, і якщо вимоги законодавства і корпоративних стандартів відрізняються, застосовуються більш суворі норми.
Також лектор розповіла, як працює комплаєнс-система на прикладі компанії «Хенкель».
